Gmail je danes eden najbolj razširjenih spletnih poštnih sistemov na svetu. Uporablja ga več kot dve milijardi ljudi, od študentov in podjetnikov do državnih institucij. Njegova moč je v tem, da ponuja preprosto rabo, hkrati pa je izredno prilagodljiv. Kljub temu večina uporabnikov pozna le osnovne funkcije. Elektronska pošta se odpre, napiše in pošlje. Ko pride do organizacije, produktivnosti in varnosti, pa številni ne izkoristijo vseh možnosti, ki jih Gmail skriva pod površjem.
Mnogi ne vedo, da obstajajo triki, ki omogočajo preklic poslanega sporočila, razvrščanje pošte z oznakami, ustvarjanje predlog, pošiljanje sporočil v prihodnosti in celo pošiljanje zaupnih sporočil. Te funkcije so že dolgo na voljo, a jih uporablja le manjšina. Statistika pravi, da jih 99 odstotkov ljudi ne pozna ali pa jih ne uporablja pravilno.
V tem članku predstavljamo deset praktičnih prijemov, ki lahko popolnoma spremenijo način uporabe Gmaila. Namenjeni so vsakomur, ki želi bolje obvladovati svoj e-nabiralnik, si prihraniti čas in pridobiti več nadzora nad digitalno komunikacijo.
1. Kako preklicati e-pošto, ki ste jo pravkar poslali?
Možnost, ki reši nerodne trenutke
Vsem se je že zgodilo, da smo poslali elektronsko sporočilo in šele nato opazili tipkarsko napako, napačnega prejemnika ali pozabljen priponko. Gmail ponuja rešitev, ki se imenuje Undo Send. Gre za možnost, ki vam omogoči, da v nekaj sekundah prekličete poslano sporočilo.
Kako vklopiti funkcijo
- Kliknite na ikono nastavitev v zgornjem desnem kotu
- Izberite Nastavitve in nato zavihek Splošno
- Poiščite možnost Prekliči pošiljanje in jo vklopite
- Izberite časovno obdobje, na primer 30 sekund, v katerem lahko prekličete poslano pošto
Ko boste naslednjič poslali sporočilo, boste v spodnjem delu zaslona videli možnost preklica. To je funkcija, ki lahko prepreči marsikatero neprijetnost v službenem ali zasebnem življenju.
2. Kako se znebiti promocijske pošte?
Preprost trik za urejen nabiralnik
Promocijska pošta je za mnoge nočna mora. Nabiralnik se hitro napolni z oglasi, akcijskimi ponudbami in novicami, ki jih niste nikoli želeli. Gmail omogoča, da se tega hitro znebite.
Postopek
- V iskalno vrstico vpišite besedo unsubscribe
- Prikažali se bodo vsi oglasi in obvestila, ki vsebujejo možnost odjave
- Označite vsa ta sporočila
- Kliknite gumb za brisanje in pošta bo izginila
Na ta način lahko v nekaj minutah očistite svoj e-nabiralnik in ustvarite več prostora za pomembna sporočila.
3. Pošiljanje zaupnih sporočil
Varna komunikacija v digitalnem svetu
Včasih je treba poslati sporočilo, ki vsebuje občutljive podatke. Gmail ponuja funkcijo Confidential Mode, ki onemogoči kopiranje, tiskanje, posredovanje in shranjevanje sporočila.
Kako omogočiti možnost
- Pri pisanju novega sporočila kliknite na ikono ključavnice
- Izberite, katere funkcije želite onemogočiti prejemniku
- Določite lahko celo čas, po katerem bo sporočilo samo izginilo
To je idealna možnost za vse, ki želijo večjo varnost pri pošiljanju pomembnih podatkov.
4. Dostop do Gmaila brez povezave
Elektronska pošta tudi brez interneta
Morda se zdi nenavadno, a Gmail omogoča dostop do sporočil tudi brez internetne povezave. Funkcija Offline je posebej uporabna za tiste, ki veliko potujejo ali se pogosto znajdejo brez omrežja.
Postopek
- Prijavite se v svoj Gmail račun
- Kliknite na ikono zobnika in odprite Nastavitve
- Izberite Poglej vse nastavitve
- Poiščite možnost Offline in jo omogočite
Od tega trenutka boste imeli dostop do svojih sporočil tudi brez povezave.
5. Bližnjice na tipkovnici
Hitrejše delo z elektronsko pošto
Vsak klik z miško lahko zamenja bližnjica na tipkovnici. Gmail ima celo zbirko takšnih ukazov, ki olajšajo vsakodnevno uporabo.
Najbolj uporabne bližnjice
- Shift + I označi sporočilo kot prebrano
- Ctrl ali Cmd + Enter pošlje sporočilo
- Ctrl ali Cmd + K vstavi povezavo
- C ustvari novo sporočilo
- / omogoči iskanje po sporočilih
- D odpre novo sporočilo v ločenem zavihku
- Shift + Ctrl + B doda skriti prejemnik
Ko se uporabnik navadi teh ukazov, postane uporaba Gmaila hitrejša in učinkovitejša.
6. Pošiljanje sporočil ob izbranem času
Funkcija, ki olajša načrtovanje
Včasih želimo poslati sporočilo, a ne takoj. Gmail ponuja možnost Schedule Send, ki omogoča, da sporočilo napišete zdaj, pošlje pa se ob izbranem času.
Kako deluje?
- Pri pisanju kliknite na puščico poleg gumba Pošlji
- Izberite možnost Načrtuj pošiljanje
- Določite datum in uro
Tako lahko sporočila načrtujete vnaprej, kar je idealno za poslovne uporabnike in tiste, ki želijo več reda v svoji komunikaciji.
7. Funkcija Snooze za odložena sporočila
Ko želite sporočilo prebrati kasneje
Včasih elektronska pošta pride ob nepravem času. Funkcija Snooze omogoča, da jo začasno skrijete in se ponovno pojavi v nabiralniku ob izbranem času.
Postopek
- Kliknite na ikono ure ob sporočilu
- Izberite, koliko časa želite odložiti sporočilo
- Po tem času se sporočilo znova pojavi v nabiralniku
Na ta način lahko bolje organizirate svoj čas in se posvetite sporočilom, ko ste pripravljeni.
8. Uporaba oznak za organizacijo
Urejanje pošte po kategorijah
Gmail namesto map uporablja oznake. To pomeni, da lahko eno sporočilo označite z več oznakami hkrati.
Kako dodati oznako?
- Kliknite na gumb Labels v orodni vrstici
- Izberite ali ustvarite novo oznako
- Sporočilo bo odslej dostopno v vseh kategorijah, ki ste jih določili
Oznake so nepogrešljive za tiste, ki želijo imeti popoln nadzor nad svojim e-nabiralnikom.
9. Ustvarjanje predlog
Prihranek časa pri ponavljajočih se sporočilih
Če pogosto pošiljate podobna sporočila, vam Gmail omogoča ustvarjanje predlog. To je funkcija, ki močno prihrani čas.
Kako ustvariti predlogo?
- Kliknite na Ustvari novo sporočilo
- Vpišite besedilo, ki ga želite uporabiti kot predlogo
- Kliknite na meni s tremi pikami in izberite Templates
- Izberite možnost Shrani kot novo predlogo
Predloge so idealne za poslovno rabo, kjer pogosto pošiljamo standardna sporočila.
10. Napredna iskalna orodja
Močnejše iskanje v nabiralniku
Gmail ima izjemno močno iskalno funkcijo, ki jo uporablja le malo ljudi. Z uporabo posebnih oznak lahko hitro najdete katerokoli sporočilo.
Primeri uporabe:
- Uporabite from: za iskanje pošiljatelja
- Uporabite subject: za iskanje po naslovu sporočila
- Uporabite has:attachment za iskanje sporočil s priponkami
Na ta način boste prihranili ogromno časa, še posebej v nabiralnikih z več tisoč sporočili.
Gmail izkoristite sebi v prid
Gmail ni le orodje za pošiljanje in prejemanje pošte. Je platforma, ki ponuja vrsto naprednih možnosti za organizacijo, varnost in produktivnost. Ko enkrat spoznamo njegove skrite funkcije, se način uporabe povsem spremeni.
Deset trikov, ki smo jih predstavili, so le vrh ledene gore. Od funkcije za preklic poslanih sporočil do ustvarjanja predlog in pošiljanja zaupnih sporočil, Gmail omogoča popoln nadzor nad digitalno komunikacijo. Za večino uporabnikov je že teh nekaj prijemov dovolj, da se občutek zmede v nabiralniku spremeni v red.
Ko elektronska pošta ostaja osrednji del komunikacije, je poznavanje teh funkcij neprecenljivo. Ne zahtevajo dodatnih programov, le nekaj minut, da jih odkrijete in začnete uporabljati. Razlika v vsakodnevnem delu pa je lahko ogromna.
