Digitalni prostor se polni hitreje, kot si mislimo. Fotografije v visoki ločljivosti, videoposnetki, dokumenti, varnostne kopije in arhivi – vse to postopoma zapolni Google Drive. Ko se približate omejitvi, vas Google začne opozarjati, da zmanjkuje prostora. Številni uporabniki takrat ne vedo, kje se skrivajo tiste datoteke, ki zasedajo največ gigabajtov. A rešitev obstaja in je presenetljivo preprosta.
Prvi korak – razumevanje, kje se prostor sploh porablja
Preden začnemo iskati posamezne datoteke, je dobro preveriti, kateri deli Google ekosistema sploh zasedajo prostor. Veliko ljudi pozabi, da Google Drive ni edini, ki šteje v skupno kvoto. V isti prostor se vštevajo še Gmail in Google Photos. Tako lahko nekaj gigabajtov hitro izgine že zaradi starih e-poštnih priponk ali tisočerih fotografij v oblaku.
Za pregled skupne porabe prostora obiščite stran https://one.google.com/storage. Tam se prikaže razdelitev uporabe po storitvah. To je izhodiščna točka, kjer dobite občutek, koliko prostora odpade na posamezni vir.
Uporaba iskalnih ukazov v Google Drive
Google Drive ima zelo zmogljivo iskalno vrstico, ki večina uporabnikov sploh ne izkoristi. Vpišete lahko posebne ukaze, s katerimi poiščete največje datoteke. Najpomembnejši med njimi je:
size:100MB
Ta ukaz vam prikaže vse datoteke, večje od 100 megabajtov. Če želite najti res velike, lahko vpišete size:500MB ali celo size:1GB. Rezultate nato razvrstite po velikosti z izbiro možnosti Razvrsti po > Velikosti. Tako boste na vrhu seznama takoj videli tiste datoteke, ki najbolj polnijo prostor.
Hiter dostop do največjih datotek
Google ima še hitrejši način. Če v brskalniku odprete naslov: https://drive.google.com/drive/quota, boste takoj preusmerjeni na stran, kjer so vse datoteke razvrščene po velikosti. Prikazana je natančna količina prostora, ki jo vsaka datoteka zaseda, poleg pa je tudi možnost brisanja. Gre za funkcijo, ki jo Google ne oglašuje pogosto, a je ena izmed najbolj učinkovitih pri čiščenju prostora.
Datoteke, ki pogosto po nepotrebnem zasedajo prostor
Videoposnetki in posneti spletni seminarji
V času dela na daljavo so številni snemali videokonference, predstavitve ali webinarje. Takšni posnetki hitro presežejo več sto megabajtov. Najbolje jih je prenesti na računalnik in izbrisati iz oblaka, če jih redko potrebujete.
Stare kopije dokumentov
Mnogi ustvarjajo varnostne kopije dokumentov in jih nikoli več ne odprejo. Preverite, ali imate več verzij istih datotek. Če so razlike majhne, obdržite le najnovejšo.
Arhivi ZIP in RAR
Pakirane datoteke so pogosto največji požiralci prostora. Gre za stare projekte, mape z več fotografijami ali programi, ki jih ne uporabljate več. Takšne datoteke je smiselno prenesti na zunanji disk ali izbrisati.
Filtriranje po tipu datoteke
Iskanje po formatu
V iskalno vrstico vpišite:
type:video
type:pdf
type:image
S tem poiščete datoteke po vrsti, kar olajša pregled. Videoposnetki in slike so običajno največji, zato začnite tam.
Razvrščanje po datumu
Dodaten trik je kombinacija iskalnega ukaza z datumom. Če vpišete before:2022-01-01, boste videli vse datoteke, ustvarjene pred letom 2022. To vam pomaga odstraniti zastarele vsebine, ki jih že dolgo niste potrebovali.
Prenos in varnostno shranjevanje pred brisanjem
Brisanje brez razmisleka ni priporočljivo. Preden odstranite datoteke, jih lahko prenesete na računalnik ali zunanji disk. Google Drive omogoča preprost izvoz – označite datoteke, kliknite desni gumb in izberite Prenesi. Sistem bo samodejno ustvaril ZIP arhiv.
Za večje količine podatkov je priročna storitev Google Takeout, kjer lahko izvozite vsebino iz več Googlovih storitev hkrati.
Brisanje in trajno odstranjevanje datotek
Ko datoteko izbrišete, se ta premakne v koš. Tam ostane 30 dni, preden se dokončno izbriše. Če želite prostor sprostiti takoj, morate koš izprazniti ročno. V levem meniju izberite Koš, nato Izprazni koš. Šele takrat se prostor na računu dejansko sprosti.
Pregled velikih priponk v Gmailu
Veliko uporabnikov se ne zaveda, da Gmail uporablja isti prostor kot Drive. Če imate poštni predal star več let, so lahko prav tam shranjene ogromne priponke. Uporabite iskalni ukaz:
has:attachment larger:10MB
S tem poiščete e-poštna sporočila z velikimi priponkami, ki jih lahko izbrišete ali prenesete lokalno.
Učinkovite alternative za shranjevanje velikih datotek
Če pogosto delate z večjimi datotekami, razmislite o dodatnih možnostih. Google Drive ponuja razširitev prostora z naročnino Google One, vendar obstajajo tudi druge poti.
Zunanji diski in NAS sistemi
Za trajno shranjevanje večjih datotek so še vedno najboljša izbira fizični diski. Prenosni SSD ali NAS naprava omogoča več prostora, popoln nadzor nad podatki in ni mesečnih stroškov.
Uporaba drugih oblačnih storitev
Storitev, kot sta Dropbox ali OneDrive, ponujata brezplačne kvote prostora, ki jih lahko uporabite za začasno shranjevanje ali deljenje večjih projektov.
Organizacija datotek za boljši pregled
Učinkovit način, kako preprečiti kopičenje datotek, je redna organizacija.
Uporabite mape po vsebini
Ločite dokumente po tematikah – delo, osebno, projekti, slike, računi. Tako boste vedno vedeli, kje iskati, in lažje opazili, kaj je odvečno.
Oznake in barve
Google Drive omogoča barvno označevanje map. Uporabite to možnost, da hitro prepoznate pomembne vsebine. S tem pridobite boljši nadzor in zmanjšate možnost, da bi se prostor spet napolnil.
Prednosti rednega čiščenja oblaka
Čist Google Drive deluje hitreje in pregledneje. Manjša količina datotek pomeni tudi manjši stres pri iskanju. Poleg tega Google pogosto ponuja brezplačne preizkusne pakete dodatnega prostora. Če prostor redno vzdržujete, boste vedno pripravljeni na arhiviranje pomembnih podatkov.
Digitalna higiena je del vsakdana
Skrb za digitalni prostor je podobna skrbi za dom. Enkrat na nekaj mesecev se splača pregledati, kaj vse se je nabralo. Redno čiščenje in pregled velikih datotek preprečita neprijetna presenečenja, kot je nenadna blokada nalaganja v oblaku.
Smisel preprostosti
Glavna vrednost Google Drive ni le v količini prostora, ampak v urejenosti. Uporabnik, ki zna hitro poiskati največje datoteke, se izogne nepotrebnemu stresu in vedno ohrani občutek nadzora. Digitalna preprostost ni le stvar estetike, ampak tudi učinkovitosti.
